采购员的工作职责

采购是指负责获得生产产品或提供服务所需的物料、零件和补给。采购对企业的动作是相当重要的。在制造企业中，产品成本中超过60%的部分来自外购零件和物料，在零售和批发企业的外购存货则更高。采购员则是企业执行采购任务的员工，他/她们的工作对企业经营成本的降低起着关键的作用。 　　A 采购员的工作内容 　　A-1搜集信息 　　（1）充分了解请购材料的品名、规格。 　　（2）调查市场行情。 　　（3）搜集有关供应商的资料。 　　（4）搜集有关替代品的资料。 　　（5）搜集有关品质及其他方面的资料。 A-2询价 　　（1）选择询价对象。 　　（2）询问价格。 　　（3）整理报价资料。 　　（4）选择议价对象。 　　A-3比价、议价 　　（1）经成本分析后，拟定底价，设定议价目标。 　　（2）决定采购条件（向供应商详细说明品名、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法等）。 　　（3）了解其他供应商价格是否较低。 　　（4）考虑价格上涨下跌因素。 　　（5）估算运费、保险费及关税。 　　（6）核对付款条件。 　　（7）比较交货期限。 　　A-4评估 　　（1）同规格产品应找几家供应商询价、比价、议价。 　　（2）供应商是否为信誉良好的生产厂家。 　　（3）供应商是否有必要办理售后服务。 　　（4）供应商的供应能力是否能按期交货和品质是否有保障。 　　（5）是否需要开发其他供应商或外购。 　　A-5索样 　　（1）索取样品。 　　（2）整理检验结果并进行比较。 　　A-6决定 　　（1）选择适当的供应商。 　　（2）签订采购合约。 　　A-7请购 　　（1）按物料计划计算请购物料数量与交期。 　　（2）请购单上应详细说明与供应商议定的买价条件。 　　（3）分批交货者应在请购单上注明分批交货的时间表。 　　A-8订购 　　（1）订购单函寄或传真至供应商。 　　（2）向供应商确定价格、品质要求、交货期等。 　　采购讲堂：采购员的工作职责 　　A-9协调与沟通 　　（1）对能否达到交期，供应商要及时回复。 　　（2）不能达到者及时联络协调，以确定一个合适的交货期。 　　A-10催交 　　（1）无法于约定日期交货时联络请购部门（物料控制部）并进行交易异常控制。 　　（2）逾期未交货者应加紧催交。 　　（3）督促收料单。 　　（4）控制长期合同的交货。 　　A-11进货验收 　　（1）进货的品质验收。 　　（2）进货的数量验收。 　　A-12整理付款 　　（1）核对各种手续是否完备。 　　（2）发票抬头与内容是否相符。 　　（3）发票金额与请购单价是否相同。 　　（4）是否有预付款或暂借款。 　　（5）是否需要扣款。 　　B 采购员的岗位职责 　　采购员的职责是完成采购部门的采购任务。具体如下： 　　a.了解采购部门的职责权限 　　采购部门的职责权限如下: 　　（1）审查请购单的内容，包括是否有采购的必要以及请购单的规格与数量等是否恰当。 　　（2）与技术、品质管制等部门人员共同参与合格供应商的甄选。 　　（3）执行采购功能，包括询价、比价、议价及订购。 　　（4）交货的稽催与协调。 　　（5）物料的退货与索赔。 　　（6）物料来源的开发与价格调查。 　　（7）采购计划与预算的编制。 　　（8）国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处理。 　　（9）供应商的管理。 　　（10）采购制度、流程、表单等的设计与改善。 　　采购部门的职责按其重要性来排列，其前九项重要工作项目顺序如下： 　　（1）评估现有的供应商。 　　（2）选择及开发新的供应商。 　　（3）安排采购及交货日期。 　　（4）谈判采购合约。 　　（5）从事价值分析的工作。 　　（6）自制或采购（外包）的决策。 　　（7）指 定运输方式。 　　（8）控制交货。 　　（9）租赁或买断的决策。 　　b. 熟悉采购核准权限 　　采购员的作业流程一般为请购、报请核准、实施采购作业。采购员采购的物品可分为物料、财产及总务用品三种类。这些物品的核准权限如下： 　　b-1物料 　　（1）请购金额预估在一万元以上者，由采购主管核准。 　　（2）请购金额预估在一万至五万元者，由采购经理核准。 　　（3）请购金额预估在五万元以上者，由总经理核准。 　　b-2财产 　　（1）请购金额预估到二千元以下者，由采购主管核准。 　　（2）请购金额预估到二千元至二万元者，由采购经理核准。 　　（3）请购金额预估到二万元以上者，由总经理核准。 　　b-3总务用品 　　（1）请购金额预估到一千元以下者，由采购主管核准。 　　（2）请购金额预估到一千元至一万元者，由采购经理核准。 　　（3）请购金额预估到一万元以上者，由总经理核准。 　　c. 采购员的职责 　　采购员的职责如下： 　　（1）经办一般性物料采购。 　　（2）查访供应商。 　　（3）与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。 　　（4）要求供应商执行价值工程的工作。 　　（5）确认交货日期。 　　（6）一般索赔的处理。 　　（7）处理退货。 　　（8）收集价格信息及替代品资料。 　　（9）请购单、验收单的登记。 　　（10）订购单与合约的初步拟订。 　　（11）交货商来访的安排与接待。 　　（12）供应商来访的安排与接待。 　　（13）采购费用的申请与报销。 　　（14）进出口文件及手续的申请。 　　（15）电脑作业与档案管理。 　　（16）承办货物保险及公证事宜。 　　C 采购员的素质要求 　　作为一名合格的采购员，必须有“才能”与“品德”兼备，“知识”与“经验”共存，才能更好地履行采购作业。 　　采购员必须是一名谈判者。他/她拥有最佳供应商的选择能力；与工程人员共事的能力；绝佳人际关系处理能力；同时还有个法律专家。 　　采购员必须是一名生意人。他/她具有远见；清楚地了解公司的需求；清楚地了解顾客的需求；清楚整体成本的考虑；同时还是个后勤运送专家。 　　以下为采购员的基本素质要求： 　　a. 较强的工作能力 　　采购是一项相当复杂，而且要求很高的工作，采购员应具备的基本工作能力也相当的多样化。采购人员必须具备较高的分析能力、预测能力、表达能力和专业知识水平。 　　a-1分析能力 　　由于采购员常常面临许多不同策略的选择与制定，例如物料规格、品种的购买决策、何者为企业所能接受的价格、物料如何运输与储存、如何管理才能得到消费者的回应。因此，采购员应具备使用分析工具的技巧，并能针对分析结果制定有效的决策。 　　采购讲堂：采购员的工作职责 　　首先，采购支出是构成企业制造成本的主要部分，因此采购员必须具有成本意识，精打细算，锱铢必争，不可“大而化之”。其次，必须具有“成本效益”观念，所谓：“一分钱一分货”，不可花一分冤枉钱，买品质不好或不具有使用价值的物品。随时将投入（成本）与回报告（使用状况、时效、损耗、维修次数等）加以比较。