外贸采购员工作流程

做一项物资采购都需要做哪些事情?通常各公司采购的流程都大同小异，下面看看我这个外贸采购员的基本工作流程吧。 　　外贸采购员工作流程，个人经验之谈 　　1. 采购计划 　　接到使用部门的采购计划后，就直接按计划采购了吗?答案是否定的，那么还需要做什么呢? 　　1) 核实采购计划的准确性，包括物资名称、规格型号、技术参数、数量等。采购员需把不明确的物资挑出，与车间计划员或专工、主任沟通确认无误后，找相关人员签字后转交采购助理存单保存，以便日后出现争议时拿来核对。 　　2) 采购助理做电子计划(我公司用浪潮软件) 　　2. 询价 　　询价需要你平时对客户的积累了，有过采购记录的物资，你要参考原来的供应商的同时给新的供应商一些报价机会，做过采购的都知道，除了垄断性的产品，否则任何物资的采购都不会只从一家采购，一方面，采购员需要多家供应商参与报价，这样有助于采购员对该产品的市场行情有个了解，二方面，有助于采购的客观、公正，三方面，面对审核你也会有理有据，不会让别人带有色看你。 　　无采购记录的物资，需要你多做些工作，查找供货资源(越多越好)，找出一定量的供应商，交流一下你所需的和他所供的是否一致，是否吻合，作为备选供应商。必要时让对方提供公司资质证明，这很重要。 　　1) 发询价函：了解好供应商后，需让发询价函，让供应商对价格、交货时间、付款方式、售后服务等确认后加盖公章回传; 　　2) 议价：综合考虑价格、交货的及时度、付款方式等方式找出二、三家，进一步商谈，以达到最能保障公司利益的企业进行合作 　　3. 做订单或合同 　　A 做订单(价值不大的物资或相互合作已取得信任的供应商) 　　1)汇总资料：将起草的订单及各供应商的书面报价、比价表、企业资质、采购计划、计划确认单等装订 　　B 做合同 　　1)供应商选择报告：第一次采购的物资或第一次合作的供应商需做供应商选择报告，说明选择该供应商的理由和采购的必须性，找公司各级领导签字，其中包括采购部长、生产车间主任、生产老总、审核员、公司老总等 　　2)合同及会签：将双方的合作意向、方式等以合同形式拟定出来后，尽量由供应商先盖章回传后，进行会签。 　　会签单需附供应商选择报告、比价表、报价单、企业资质、采购计划、采购计划确认单等，合同会签单，需把合同的主要条款简要说明，以便公司领导审核签字，其中包括采购部长、采购生产老总、审核员、财务主管、公司老总等 　　C 回传合同或订单 　　D 合同或订单签订后，需根据采购助理做的采购计划，完成采购订单，以便验收入库，库管员进行物资的发放及管理 　　4. 货物跟踪 　　将接货人的联系方式、地址及时通知供应商，同时供应商发货后，将承运人的联系方式要来，随时跟踪货物在途中的状态，一旦出现问题，以便做好应对措施。 　　5. 组织接货 　　此不详述，主要注意通知库管人员：此物资是否有必要检斤、何时到货、是否需要装卸车、是否有随货单据等。 　　6. 组织质检验货 　　合同签订后及时通知检验部门，让其做好验收准备，包括仪器、实验器材、试剂、验收标准(其中入厂标准、国标、合同标准、部分物资按供应商企业标准)，以便货到后及时验收并出具验收合格单。 　　7. 入库 　　产品验收合格后，根据验收合格单，库房开具入库单，采购员需收集入库单、检斤单、质检报告单等做好付款准备。 　　8. 结算 　　我公司因组织框架较大，每日的流动资金都非常大，故结算需提前一周做资金计划，即本周周五预测下周需要使用哪些资金，支付的款项需提前做出申请，以便财务账上有充足款项。 　　付款的及时度将影响两公司将来的合作能否更加流畅的进行，本人建议是付款前一定要把相关单据提前备好，以便按照合约及时付款，即“说到哪里做到哪里”“诚信”是相互的，对你对他都重要。 　　付款准备的资料如下：付款申请单、发票、入库单、质检单、检斤单、合同或订单等。 　　以上就是我这个外贸采购员的日常采购工作流程，看起来也不是很复杂，但是当你面对多个计划时可能就不这么想了，不过，再复杂的工作只要你一件一件地去完成，也就变得容易多了。 　　不同性质的公司，做的细节就大不相同了：公司规模小，流程就要少很多，采购员很快能把信息反馈至关键部门、关键人物、有更高决策能力的人，事情就简化很多;大公司因组织庞大，流程极其繁琐、复杂，但采购员的基本工作流程也就如上所述了。希望本文对那些想要致力于采购工作方面发展的朋友有所借鉴。