日常采购管理办法和制度

为了使公司支出得到有效控制，耗用维持在较低水平并在制定的通用程序下被统一管理， 定本制度。 　　一、 目的 　　为规范以下行为： 　　1．所有资产、消耗品和重要仪器设备的采购； 　　2．对所购物品使用和库存情况持续分析以达到有效使用和最小投入； 　　3．有完整的相关资料。 　　日常采购管理办法和制度 　　二、 范围 　　公司内部所有部门对于固定资产、低值易耗品和仪器设备的采购都必须遵循本程序。 　　三、 职责 　　1．采购商品或劳务必须符合采购规定条款，提出请示并必须获得批准。 　　2．采购必须遵照采购程序，以价格合理、质量合格、保持与供应商的良好关系、确保合理的库存控制和监督、原材料保管等。从经过批准的供应商处定货，和供应商进行价格谈判，并将相关资料及时送到财务部门进行支付； 　　3．仓库管理人员有责任接收、检查材料并签署或保存相关资料； 　　4．了解产品情况，掌握相关材料数据，有效控制原材料质量。 　　四、 相关定义 　　合理的订货量：计算过的采购和库存可使成本降到最低。采购成本包括管理和控制成本，如请求、需求、购买、接受、仓储和支付。库存成本为总采购量的百分比，包含废品、利息、仓储费用和其他费用。 　　安全储存：需要计算的最小量库存量，在满足需求、购买和接受环节以进行补充。建议安全存储量为30天的供给，依据月平均使用量，但必须根据市场情况进行调节。 　　五、 采购决定和要求 　　1．所有物品的采购应获得最佳的价格，并参考如下采购方式： 　　1）长期购买协议 　　2）大批量购买承诺 　　3）按时送货时间安排 　　4）日常需求 　　2．购买存货和非存货选择供应商应根据选择条款； 　　3．决定常用商品的订货数量需参考库存量并与需求相符以满足月销售计划； 　　4．每天应逐行检查库存商品文件以决定需补给商品。如果有下列情况，需加以注示： 　　1）在库产品数量之和等于或少于最小于计划量或安全存储量； 　　2）补充进货的量为上次进货量的50％； 　　3）每月按照生产计划变更采购需求。变化依照每月的制造计划。 　　5．审核过的需求量应与供应商报价及计划采购总量相比较。 　　6．对于非常用库存项目，包括消耗品和工程部分，需分开项目填写采购表格。 采购需求表应按下列项目填写并批准，并附相关资料： 　　1）项目全名，如有可提供型号； 　　2）工程图和规格； 　　3）类型、分类、等级需要； 　　4）需求数量； 　　5）需求日期； 　　6）需求部门； 　　7）推荐供应商并了解是否适用； 　　8）质量管理系统需求； 　　9）特别运输需求； 　　10）根据收货情况的特别检验要求。 　　六、 安排订单 　　1．请购应按照存量管制基准、用料预算，并参考库存情形填写请购单，逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经本单位主管审核后送采购部门； 　　2．来源与需用日期相同的物品材料，可一单多方提出请购； 　　3．特殊情况需紧急请购办理时，可在请购单备注栏注明原因； 　　4．日常办公用品可填写请购单，由行政部门统一购买。 　　七、 批准权限 　　参照财务制度中关于费用审批授权限度。 　　八、 采购程序 　　1．任何采购均需填写采购订单。采购订单必须填入所有适当信息，经批准并存档； 　　2．质量检验要求认定应作为采购意见记录在采购单上； 　　3．经手人必须检查采购订单的准确性。经手人在检查采购订单，确定无误后在上面签字； 　　4．采购订单可以通过电话、传真、网络或邮寄的方式传给供货商。 　　九、 采购单据保存与核对 　　1．当采购订单被批准，采购和财务单据复印件将被保管直到商品送达； 　　2．物品应根据验收单入库，供应商应提供产品名细单和验收单 　　3．采购应与收货单及财务文件相吻合，在验收单据和购买需求文件齐全的情况下可以付款； 　　4．对于分批运输的商品，采购订单将被复印，并和验收单一起交财务付款。原始采购单据应被保存直至全部商品到达。 　　十、 价格品质复核 　　1．价格复核 　　1）采购部门应经常调查主要材料市场行情，建立供应商资料，作为采购及价格审核的参考。 　　2）采购部门应对企业内各公司事业部所列重要材料提供市场行情资料，作为材料存量管制及核决价格的参考。 　　2．品质复核 　　采购单位应对企业内所使用的材料品质予以复核，并形成完整资料备查。 　　十一、未尽事宜，需报总经理进行修订。 　　十二、公司对本制度有最终解释权。