物资采购成本管理规范

一、测定物资采购成本 　　测定采购成本是一项非常繁重的任务。由于信息管理程度的不同、工作方式方法的不同、文件保存意识的强弱等原因，很容易造成以下结果：采购信息零散，不易收集与整合，进而造成采购信息收集和分发成本增大。最终采购部门人员的队伍会增大，这又加大了信息分发成本，也增加了由于疏忽或相互间的沟通偏差等造成的错误成本。 　　1、物资采购成本的主体 　　物资采购成本一般是指采购的总成本。在采购过程中，它包括原物料成本、采购人员人工成本、物资运送成本、各类检验物资品质和监督运输以及各类单据的采购管理成本、采购前进行采购分析的成本、采购过程中发生的其他成本等。 　　2、采购成本的构成 　　采购成本主要有以下几项内容构成：采购申请手续成本、物资成本、检查验收物资的成本、搬运费用及装卸成本、物资的保险费与税费、进库成本、会计入账及支付款项所花成本、仓储成本、呆废料损失成本、资金(利息)成本。 　　二、不同采购阶段的成本 　　物资采购成本是整个采购活动过程中所花费的所有费用。物资采购过程一般包括3个阶段，而这3个阶段中所产生的采购成本之和也就构成了物资采购的总成本。 　　1、申请采购阶段的成本 　　申请采购阶段的成本主要有采购申请阶段的时间和机会成本。因为市场上的信息和情况是变化的，有些行业在某个时间段内的变化速度非常快。如果采购申请的时间比较长，在某个时间段内延误了最佳采购时机，将会带来很大的损失。所以，应该明确采购申请对象，也就是在什么条件下向谁提出请购。在采购申请环节，要尽量减少多余的环节，仅有申请人和审批人就可以了。 　　2、采购阶段的成本 　　采购申请完成以后，便进入了采购阶段。采购阶段成本主要包括两部分。第一是供应商成本，主要包括供应商选择成本、与供应商谈判成本、供应商审查成本等；第二是采购工作成本，它主要包括进行市场信息收集和估价、询价、比价以及采购谈判时的通信、住宿以及交通费用、采购人员的人工费用、采购主管及有关单位的审查费用等。 　　3、采购后成本 　　物资采购完毕，又面临运输和检验的问题。运输工具的租赁费用、检验所花掉的人工费用、检验过程中检验仪器设备的折旧费用等，都属于采购后成本。 　　三、分析物资采购成本 　　1、确定采购成本分析方法 　　在对物资采购成本进行分析时，首先应该区分哪些是重点类别的物资，哪些是一般类别的物资。对于重点类别的物资来说，可以采用具体的数学运算和经验总结，详细地一个项目、一个项目地进行分析。对于一般性的非生产物资，分析时就可以采用总体预估的方法。 　　2、确定难以预测时的采购成本 　　在对物资采购成本进行分析时，往往会遇到这样的情况：采购的物资是一种新的技术材料，或者刚刚成立，或刚进入某类市场，对供应市场情况并不十分了解，依靠自身难以对采购成本进行预测。这种情况下，聘请外部的咨询公司等专业机构或有经验的专家便是一个好的解决办法。 　　四、降低物资采购成本的基本方法 　　降低物资采购成本的主要目的在于降低不必要的成本花费，并且在不影响产品质量的前提下，将成本做 的分配。 　　1、价值判断法 　　价值判断法是指当物资成本上升时，对于产品设计进行简化、使用替代性材料、改进工艺、寻找较佳付款条件的供应商、采购二手机器设备、选择具有价格优势的运输公司、改变运输方式等来达到降低成本的目的。 　　2、集中采购法 　　集中采购法要求将各部门的物资需求集中起来，作为一个整体通过数量优势得到较好的折扣价格。此外，它也可以使库存量相对降低，行政费用支出也会因采购统一作业而减少，采购部可以将更多的资源与精力用来开发新的供应商。 　　3、主体采购法 　　主体采购法，即让物资需求量最高的部门进行采购，其他部门的采购可以采用临时部门采购而不经采购部门的方法。 　　4、采购成本降低法 　　采购成本降低法包括对已有的产品、服务的安排进行检查，或者对潜在的削减成本的机会加以判定。如替换已有的物资、买二手而非新的产品等。总之，这次所付价格比上次低，就可称为成本降低。 　　5、采购成本规避法 　　因物资价格上涨等因素的影响，超出了原本的预算范围，这种情况往往是采购部门非常挠头的事情。采购成本规避法是一种用来让采购者不蒙受物资或供应商价格上涨影响的采购措施，它通过延迟或减缓可能的价格上涨所导致的影响来避免将来的成本上升。成本规避可包括在涨价之前累积一定的库存或安排一次特殊的装运；签订长期的价格保护条款，在合同期内，都采用同一价格等方式。和过去的结果相比，它并不能降低所购物料的成本，但它能将价格上升给利润带来的负面影响降到最低，甚至完全避免。