采购管理的目标、要件和层次

对企业的采购业务进行规划管理，首先要了解什么是采购管理及采购管理的目标、要件和层次。 　　一、什么是采购管理 　　采购管理，就是指为保障企业物资供应而对企业采购进货活动所进行的管理活动，是对整个企业采购活动的计划、组织、指挥、协调和控制活动。具体的采购管理包括制订采购计划、对采购活动的管理、对采购人员的管理、对采购资金的管理、对储运的管理、采购评价和采购监控，也包括建立采购管理组织、采购管理机制、采购基础建设等。 　　二、采购管理的目标 　　1.保障供应 　　采购管理最首要的目标，是做好保障物资供应的工作。保障供应须达到两个基本要求： 　　（1）保证不缺货 　　要根据企业的总体经营目标，建立起一个高效的采购管理系统，科学制订采购战略和采购计划，安排好各项采购活动，保证把所需要的物资按时采购进来，保证不缺货，保障生产的顺利进行。这是采购管理最基本的目标。 　　（2）保证质量 　　要保证采购的货物能够达到企业生产所需要的质量标准，保证企业用其生产出来的产品都是质量合格的产品。同时，保证质量要做到适度。质量太低，自然不行；但是质量太高，必然价格高，增加购买费用，也是不合算的，所以要求物资采购要在保证质量的前提下尽量采购价格低廉的物品。 　　2.节省费用 　　采购过程决定着产品成本的主体部分，涉及许多费用。某种产品若生产成本为50元的话，则其生产过程中花费的生产费用大约只有10元（占20%），而其余40元（占80%）都是由采购过程带来的，其中包括原材料成本、采购费用、进货费用、库存费用、管理费用、资金占用费用等。因而，采购管理好坏的一个重要的指标，就是看它能否把产品成本降到最低的程度。所以采购管理的一个重要目标，就是要降低成本，使得总费用最低。 　　采购管理要做到费用节省，可以从以下几个方面努力： 　　（1）树立系统观念，追求总费用的节省在物资采购中，每个环节、每个方面都要发生各种各样的费用：购买时发生原材料的购买费用；进货时发生进货费用；检验入库时发生检验费用、入库费用；搬运时发生搬运费用、装卸费用；在仓库中储存保管时发生保管费用、管理费用；库存物资资金占用还需要付银行利息等。 　　降低费用要尽可能降低各个环节的单项费用，但更重要的是把采购管理看成是一个系统工程，统筹、优化、协调各个环节的各种费用，以追求整个采购过程各个环节的总费用最省。 　　（2）追求库存最小化 　　降低库存费用的根本途径，是要把库存控制作为采购管理的基本原则，树立库存控制的观点，进行适时适量采购，追求库存最小化。为了实现适时适量采购，就应在物资采购的全过程中科学制定和合理采用各种各样的采购策略。 　　3.管理好供应链 　　采购管理最经常的工作，就是要和供应商打交道。而进行供应商管理 的途径就是建立供应链，进行供应链运作和管理。 　　（1）建立起一条有效率的供应链首先选择合适的供应商，不要盲目地把所有的供应商都不加区别地纳入供应链，而导致协调度增大、管理成本增加、供应链负担增加、运作风险增大；其次，还要建立合适的供应链结构组织，建立起合适的运行机制。 　　（2）供应链的有效操作、运行和控制 　　供应链建立起来以后，就要有效地运作起来，在运作中实现协调配合与控制，为企业采购建立起一个友好宽松的环境，大大提高采购效率，降低采购成本，实现双赢。 　　4.管理好信息 　　能够及时掌握采购资源市场信息，并反馈给企业管理层，发挥信息的决策支持作用。建立起供应链管理信息系统，实现信息共享，为供应链的顺利运行提供信息支持。 　　三、采购管理的要件 　　采购管理是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。采购管理包括采购计划、采购订单管理及发票校验三个要件。 　　1.采购计划管理 　　对企业的采购计划进行制订和管理，为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。采购计划包括定期采购计划（如周、月度、季度、年度）、非定期采购任务计划（如系统根据销售和生产需求产生的）。通过对多对象多元素的采购计划的编制、分解，将企业的采购需求变为直接的采购任务，系统支持企业以销订购、以销定产、以产订购的多种采购应用模式，支持多种设置灵活的采购单生成流程。 　　2.采购订单管理 　　采购订单管理以采购单为源头，对从供应商确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节进行准确的跟踪，实现全过程管理。通过流程配置，可进行多种采购流程选择，如订单直接入库，或经过到货质检环节后检验入库等。在整个过程中，可以实现对采购存货的计划状态、订单在途状态、到货待检状态等的监控和管理。采购订单可以直接通过电子商务系统发向对应的供应商，进行在线采购。 　　3.发票校验 　　发票管理是采购结算管理中重要的内容。采购货物是否需要暂估，劳务采购的处理，非库存的消耗性采购处理，直运采购业务，受托代销业务等均是依此进行处理。 　　四、采购管理的层次 　　采购管理的层次为： 　　1.交易管理交易管理、简单购买是较初级的采购管理，多为对各项交易的实施和监督。其特征为：围绕着采购订单与供应商进行较容易的讨价还价，仅重视诸如价格、付款条件、具体交货日期等一般商务条件，被动地执行配方和技术标准。 　　2.采购管理 　　随着对前期大量订单的经验总结和汇总以及管理技能的提高，管理人员意识到供应商管理的重要性；同时，根据自身的业务量分析（ABC法）和整个系统的要求，合理分配自身的资源，开展多个专案管理。 　　这个阶段的特征为： 　　围绕着一定时间段的采购合同，试图与供应商建立长久的关系； 　　加强了对供应商其他条件的重视，如订单采购周期、送货、经济批量、最小订单量和订单完成率； 　　重视供应商的成本分析； 　　开始采用投标手段； 　　加强了风险防范意识。