采购职能的具体内容

在采购部门成为企业获取利润的又一中心后，采购职能的分工亦更加精细化，采购职能的具体内容主要有以下四个方面： 　　1、建立采购部的组织结构体系。按照企业现状，建立健全采购部的组织结构设计，优化采购部人员的配置，制定明确的岗位职责，不断提高采购效率。 　　2、完善采购管理体制。规范采购流程，监督整个流程的执行。 　　3、建立供应商管理体系。供应商管理是关系采购流程能否顺利进行的重要环节，其中包括质量、价格体系、交期等相关内容。 　　4、完善采购材料库存管理体系。采购库存管理是采购管理中至关重要的一环。 　　建立健全材料出/入库和领用台账及库存账制度，定期组织盘点库存材料，能够有效避免材料积压，减少库存成本。 　　采购组织结构设立中必须避免“外行管理内行”的不良现象出现。在实际工作中，合资企业或者外企的采购组织结构很少出现“外行”管理者。 　　举个简单的例子，合资企业或者外企的采购组织是其全球采购组织的一部分，全部归首席采购官（CPO）直接管辖。直观的理解是，所有人事、财务、市场、采购、质量等基础职能部门不是向各地总经理汇报工作情况，而是直接向总部直接汇报。 　　据调查，目前中国大多数有规模的企业也都在构建采购组织中心化管理体制。业界宣称：“建立健全采购组织结构，并根据市场发展不断优化该体系，是中国企业在采购管理中迈出的坚实步伐……”可见，采购组织结构的改良，甚至是推陈出新的改革都要遵循市场发展趋势才能立于不败之地！ 　　综上所述，所有组织在设计之初都要全面考核其设计干扰因素，或者说是，影响设计的因素。一般来讲，影响采购组织结构设计的因素有以下七个方面。 　　一、企业规模 　　经验证明，企业采购组织结构的大小与企业规模的关系通常为正比。即企业规模大、业务量大、采购组织结构就较为全面。反这，企业规模小、业务量小。采购组织结构也就相应地处于“精简”模式，主要的特征是采购部门岗位及人员数量也较少。 　　二、经营范围 　　因受到不珠经营范围的限制，企业对采购结构的要求也有差异。如经营品种单一的企业，其进货地点通常较为集中，业务也相应简单，所以采购组织结构相应地就小一些。相反，经营品种繁多的企业，由于货源来源广泛，采购业务量大，其采购组织结构的规模自然要大些。 　　三、企业内部各部门的配合程度 　　我们知道，采购工作并非是采购部门自己的事情，而是由一系列相互配合的业务环节所组成。如果采购员将精力绝大多数用在货品验收以及付款流程上，势必影响采购效率。所以，要使采购工作效率达标，采购部门必须与企业内的其他职能部门（如运输、仓库、财务部门等）加强工作协调，并适时激励采购员集中精力做好采购工作。 　　四、采购供应状况 　　采购供应工作是在市场环境中进行的。所以确定企业采购组织机构的设置应考虑市场供应状况。通常，我们需要从两个方面进行考虑。 　　第一，市场供应趋势。当供不应求时，采购活动的困难就较大，采购员要四处求购，所以，采购规模就呈现增大之势 。相反，如果市场上的物料供过于求（即货源充足），且采购方便，采购规模就该相应地缩减。 　　第二，供应地点分布的情况。所需物品的供应源距离较远，且多数是分散的，这时采购形式要进入撒网式，即以采购队伍的庞大来应对这种供货源。不过现在很多企业都认识到这种撒网式的采购组织并不能很好的保证采购供应。所以，很多企业开始集中地点，选择近距离供应源为自己供货，这样即可有效保证供应，还可精简采购人员。 　　五、采购人员素质 　　实践证明，采购员的素质高低决定了采购工作的质量，也影响着采购组织的结构大小的设置。 　　一般来说，采购员素质高，业务熟练，效率高，采购规模就可采取精简模式（即符合精简原则），但是，如果采购素质差，业务生疏，工作责任心差，效率低下，就无法满足精简原则，企业要在一定的时间内完成既定的采购业务，最快且效率不佳的方法就是增加采购员的数量。这样一来，采购组织机构也就随之“壮大”。 　　六、信息传递形式与速度 　　企业采购依然是市场需求信息，这就要求企业必须有一整套灵敏的信息传输体系，能够及时掌握市场行情的变化，并使信息快速，准确地传输到采购部门。 　　事实表明，采购决策越及时，（即效率越高）。采购的准确性就越高，且无效工作的概率就越小，与此同时，采购员数量还可得到精简。但是经验也表明，企业如果没有灵敏的信息传输系统，采购员就会多得满天飞，且采购工作的效率也非常不理想。 　　七、其他因素 　　其他影响采购组织结构设计的因素有国家相关政策、交通运输条件、通信现代化水平、自然条件等方面。这些因素都带有不确定性，企业在设计采购组织结构时，应以实际情况考虑。了解了影响采购组织结构设计因素后，在设计中我们还要确定以下三个问题。 　　1、确定管理的金字塔层级 　　某研究机构的调研数据指出，一名管理者有效和管理其下属的人数是有限度的。一旦超过这一限度，管理的效果就会下降。研究结论是，为了达到有效管理，企业应尽量减少管理的层次和结构。 　　2、确立职责清晰的部门 　　划分部门的目的是确定企业采购中各项任务的分配与责任的归属，以求分工合理、职责分明，有效地达到企业采购组织的目标。 　　3、确定以科学标准来分配职能 　　部门设置完成后，每个层级中的人员，上至部门负责人，下至一般员工，都必须明确自己的职责，履行自己的职能，保证采购部门职能的有效发挥。