什么是采购外包？详细讲解

　　采购是物流管理的重要组成部分。一般认为，企业物流成本占其销售额的7~8%左右。但在制造业企业中，物料采购价值平均占销售额的53%，如果把资本投资类的设备采购也算进来的话则要占到56%。显然，采购作为一项超过企业营收一半以上的成本支出活动，对其实施有效的管理和控制是至关重要的。

　　什么是采购外包?详细讲解!

　　虽然有权威机构的研究表明物流外包的增长率可能下降，但据Aberdeen顾问公司估计，2001年，美国采购外包的市场规模约为48亿美元，预计到2005年将增长到97亿美元。综合平均增长率(CAGR)为19.3%，远远超过美国3PL市场的实际年增长率水平，也高于商务流程外包(BPO)市场预期的CAGR。

　　Aberdeen认为：采购外包正在成为供应链管理未来发展的一个重要方向。采购服务供应商(Procurement services providers ，PSP)为许多企业提供了采购的规模经济性，产品和服务的专业知识，以及相关的基础设施。采购和分析技术的进步为供应链全程提供了更好的可见性和可控性，为企业有效的管理采购外包关系提供了技术手段。

　　一、一个典型的采购外包案例

　　上个世纪90年代初，当土星公司(Saturn)调整了供应链运作方式以后，发现供应商增加的是直接物料的价值，而分销商增加的是间接物料的价值。于是，公司的采购管理小组决定把间接物料的采购外包，同时减少供应商数目并发展伙伴关系、重整流程、减少会计与管理文档工作。采购管理小组由采购、制造与产品设计、财务、物料管理和汽车工会等部门的人参加，在评价了许多潜在的供应商以后，C&B公司作为采购服务供应商(PSP)浮出了水面。C&B公司作为土星公司的外部采购助手，代表土星公司向供应商订货，并负责储存、质量控制、供应保障、交货和开票，还帮助土星公司选择供应商。

　　C&B公司的任务就是与土星公司一起，通过提高流程效率，加强组织管理，降低采购价格等措施，实现每年降低采购成本5%的工作目标。应用电子转帐(EFT)系统支付货款。使用EDI系统进行订货、收货和交付的单证传递。采购需求每天更新7次，订货则从离工厂10英里的分销商仓库提取。Aberdeen把专门从事采购和供应管理服务的公司称为采购服务供应商(PSP)。该公司第一次报告PSP市场的出现是在2001年，PSP被定义为：“将采购技术和产品、供应商开发和供应管理专业知识整合起来，为客户提供高度个性化采购解决方案的商务流程外包公司。PSP作为企业现有采购部门的延伸，帮助管理采购流程和采购目录，并在企业感到还有改进机会，但自己又缺乏专业技能的时候，帮助企业改进采购流程”。

　　二、对采购的重视还不够

　　在激烈的市场竞争环境中，企业会感到巨大的控制成本和追求效益最大化的压力。因为企业销售收入的一半要花在外购物料和服务上，所以，毫无疑问，采购优化是实现这些目标的主要杠杆之一。有研究表明，制造业企业约55%的销售收入是用来购买产品和服务的，其中约60%是实物的采购，约40%是服务的采购。而对服务业企业来说，用于采购产品和服务的支出仅占其营业收入的15%左右，但就采购费用支出的结构来看，用于实物产品采购的仅约20%，其余的80%均用于服务的采购。

　　众所周知，采购成本的下降和物流成本的下降一样，对企业净利润的贡献是1比1的对应关系。因此，由采购流程来控制的供应管理关系，作为企业物流管理或供应链管理的重要环节，在某种程度上就决定了企业总成本结构和对客户需求变化的响应能力。然而，Aberdeen 对美国和欧洲企业的研究发现，在供应商选择、执行采购和供应管理过程中，甚至是最大的公司在有效管理各种物料和服务的采购方面也缺乏必要的技能、专业知识和相关基础设施条件。总的来看，企业采购战略的缺陷主要表现在以下几个方面：

　　1、一般来说，企业对战略供应商的采购支出还不到其总采购费用的一半。

　　2、近70%的企业仍然由部门或车间做供应商选择决策。

　　3、近三分之一的采购是无合同的所谓“自行其事”的采购。

　　4、大多数的企业对最具有战略意义的或者高价值类产品的采购支出细节了解很少。

　　5、很少企业有标准化的供应商选择决策程序和采购流程。

　　6、对大多数公司来说，并不清楚采购总成本的结构。

　　7、对大多数公司来说，供应商选择，采购实施和供应管理活动是劳动力密集型的、费时的和手工的。

　　8、在应用自动化和分析控制技术方面，采购活动仍然落后于企业的其它职能部门。

　　因此，在许多公司，采购变成了一项运行效能低下的资产。由于采购流程的缺陷和不良的采购支出，企业每年要白白损失了几十亿美元。这是一项巨大的浪费。

　　三、采购外包的发展

　　由于上述原因，许多企业开始把次优的采购活动和不能很好控制的采购项目交给高度专业化的PSP。在过去的十多年中，企业一直在缩小其核心竞争力的范围，同时把其余的业务都外包出去。最经常外包的商务活动包括旅行服务、员工福利、工资发放和其他一些财务活动。然而，企业现在却愈来愈多的外包曾经被认为是其核心竞争力的供应链管理过程，如存货管理、物流服务、产品制造，甚至是产品设计和客户服务。采购外包已经成为商务流程外包(Business Process Outsourcing，BPO)的必然延伸。

　　实际上，企业在较大的BPO 项目中静悄悄的外包采购已经有好些年了。如旅行社一直为企业客户管理旅行资源并采购旅行服务。现在，大多数的工业产品分销商在“一体化供应”关系的安排下，管理着客户所有的采购开支。集团采购组织(GPO)在一些特殊行业如保健护理业一直就非常普遍。合同制造商(CM)则常常以他们客户的名义协调和管理整个供应关系网络。

　　近年来，随着基于网络的采购技术(电子采购，网上征招供应商，反向拍卖，网上 )和价值分析工具的发展，为监测和管理采购外包提供了必要的可见性和有效的控制手段。

　　四、采购外包的理由

　　外包不应该仅仅被看作是企业剥离资产或降低一般管理费的手段。这种狭隘的观点确实能够在短期内使企业获利。但这种战术外包的方法，如果不能支持企业未来的增长和业务发展的话，从长期来看很可能是要失败的。

　　要使采购外包获得成功，就要把外包看成是提升企业总体采购和供应管理水平的方法，即通过把低效资产或流程转交给能够提供更大的规模经济、流程效率和专业知识的第三方来提高采购的价值。换句话说，如果一个企业自己不能有效的管理采购流程，或流程并不支持公司的差异化竞争战略，那么，就应当考虑将其采购活动外包。企业通过采购外包可获得三方面的好处：

　　1、降低成本

　　据Aberdeen咨询公司的研究，那些将特定的采购流程或采购项目外包的企业，其物料获得成本平均降幅达10~25%。有时特定采购项目的采购成本降幅可达30%。PSP之所以能够如此大幅度降低采购成本，主要是因为他们具有丰富的产品采购经验和市场专业知识、成熟的采购流程和持有众多客户聚集起来的采购批量。PSP要为众多的客户服务。这种规模经济性使他们能够采用最新的技术和设备，并把这些基础设施的使用成本分摊到所有的客户。结果，就能够以比大多数企业自己做效率更高和成本更低的方法来运作某些采购流程，如合同工的招聘，或低货值商品采购的执行和管理。

　　因为PSP自己管理流程并拥有运作流程所需的资源和资产，所以将采购外包的企业就能够以非常小的风险获得上述所有的好处。因此，采购外包应当被看成是一个将产生固定成本的固定资产转变成产生可变成本的，并能够迅速改变和调整以满足客户动态需求的流动资产的经营战略。

　　2、获得流程和专业知识支持

　　降低成本并不是采购外包的唯一理由。PSP能够向客户提供一流的采购技术，以及有效的开发和利用这些技术的方法。PSP能够在网主状态下提供一流的采购解决方案。Aberdeen的研究证实了采用万维网主机采购解决方案能够降低执行成本和采购周期，并降低由于使用网上采购和其他内部技术的风险和负担。主机采购方案比起一般应用软件在速度上要快60%，而成本要低40%。

　　PSP能够利用以往的采购自动化调配经验和方法进一步优化采购成本和缩短采购周期。大多数的PSP还提供改进谈判，供需双方磨合和合同一致性审核等计划和策略帮助。

　　当然，这并不是说那些已经投资于采购自动化的企业就不能将采购外包了。相反，PSP能够为那些希望使其网上采购技术投资价值最大化的企业提供供应管理和基础设施的支持。因为他们要为多客户服务，所以大多数PSP管理着一个由全国性或地区性供应商构成的网络。许多PSP都能够让大多数供应商提供和管理产品目录、接受订单和交换电子信息。有些更为领先的SPS还能够提供电子开票、电子支付、电子清算和解决争端的服务。

　　有研究表明，企业平均每单采购要支付40~80美元的交易成本和花费一个多月的时间来完成对帐付款。将这些流程自动化可以降低一半的成本和将支付周期缩短到几天。这当然大幅度提高了采购效率并有可能通过与供应商的协商提高“提前付款”的奖励折扣。

　　此外，大多数PSP都能够应用电子技术扩展企业现有供应商的接单能力。这种供应商扩能对电子采购来说非常重要。2001年，Aberdeen的研究发现，一般的电子采购平台只有30个供应商参与。供应商的电子接单能力限制了采购量，企业只能通过他们自己的电子采购系统来采购。有报告说，企业平均只有18%的非生产性物料的采购支出是通过电子采购平台交易的。

　　不良采购支出的另一个主要原因是许多企业缺乏足够的寻找货源和管理特定采购项目的专业知识和策略。案例研究也说明了这一点。一项对美国和欧洲企业寻找货源的实证研究发现，一般企业应用策略寻购的项目还不到采购总支出的一半。

　　由此可见，即使最大的公司都可以在某些商品的寻货和采购流程管理中，借助外部专家的知识和技术。这尤其对间接物料和服务的采购有利，因为间接物料和服务的采购支出要占到企业总支出的30~60%，而大多数企业从来就没有很好的控制这部分采购支出。